Cada proceso es una cadena de pasos entre sus apps: recibir, revisar, cotejar, dar seguimiento, aprobar, actuar. Úselos tal cual o personalícelos. Cada uno empieza en modo sombra y solo hace más a medida que sus revisores coinciden con él.
Los procesos administrativos que tiene toda empresa, venda lo que venda.
Cada factura de proveedor se revisa contra sus reglas y su orden de compra antes de que alguien la pague. ¿Falta la orden de compra? Se la pide al proveedor y espera.
Usa: Documentos · Work · Correo
Reúna el formulario W-9, el seguro y los datos bancarios, revise cada documento, pida lo que falte y luego active al proveedor.
Usa: Documentos · Correo · Compras
¿Un proveedor o empleado "cambió su cuenta bancaria"? Verifíquelo por un canal conocido antes de mover un centavo.
Usa: Documentos · Correo
Recibos e informes revisados contra su política de gastos; las excepciones van al aprobador correcto.
Usa: Documentos · Correo
Solicitudes dirigidas a la persona correcta según monto y categoría, y convertidas luego en orden de compra.
Usa: Compras · Correo
Antes de cada corrida de pagos: se revisan totales, duplicados y datos bancarios nuevos, y una persona aprueba.
Usa: Compras · QuickBooks/Xero
Contratos y acuerdos de confidencialidad recibidos, revisados contra su guía, con las cláusulas que requieren un abogado señaladas.
Usa: Documentos · Drive
Reúna y revise la documentación de nuevos empleados (I-9, W-4, depósito directo) y pida lo que falte.
Usa: Documentos · Correo
Concilie las cuentas, explique las variaciones y redacte los comentarios del cierre para su revisión.
Usa: QuickBooks/Xero · Documentos
Facturación, pagos en línea y cobranza: nosotros nos encargamos. Los pagos llegan directamente a su propia cuenta de Stripe.
Facture a partir del negocio ganado o del trabajo terminado, cobre con tarjeta o ACH en línea, dé seguimiento hasta el pago y concilie con su contabilidad.
Usa: Facturación · Stripe · Correo
Planes mensuales e igualas facturados y cobrados según el calendario, con el impuesto sobre las ventas de EE. UU. calculado.
Usa: Facturación · Stripe
Las facturas vencidas reciben recordatorios amables según su calendario; las que se estancan se le escalan a usted.
Usa: Facturación · Correo
Las tarjetas rechazadas se reintentan en el momento adecuado, se pide al cliente que actualice su tarjeta y a usted solo se le avisa si persiste.
Usa: Stripe · Correo
Cotización a partir del negocio, aprobación y firma electrónica; luego la factura y el enlace de pago se envían solos.
Usa: CRM · Facturación · Stripe
Los clientes nuevos con plazo de pago se evalúan contra sus reglas de crédito antes de enviar el primer pedido.
Usa: CRM · Documentos
Cada depósito se asocia con sus facturas y comisiones, y las excepciones se envían para que alguien decida.
Usa: Stripe · QuickBooks/Xero
Documentación de proveedores, cotizaciones para compradores y trabajo de planta, revisados contra especificación.
CoC, PPAP y certificados de material revisados contra la especificación de la pieza antes de liberar la mercancía.
Usa: Documentos · Correo
Las solicitudes de cotización se arman a partir de especificaciones, costos y capacidad en un borrador para su aprobación.
Usa: Documentos · CRM
Los compradores piden plazos de entrega; la respuesta se redacta a partir de su programa y se envía cuando usted la aprueba.
Usa: Correo · Work
Las órdenes de compra de clientes se revisan contra la cotización (precio, cantidad, fechas) y se confirman o se consultan.
Usa: Documentos · Correo
De la no conformidad a un borrador de informe 8D con la evidencia adjunta.
Usa: Documentos · Work
Solicitudes priorizadas por urgencia y especialidad, y convertidas en órdenes de trabajo programadas.
Usa: Work
Datos de producción, calidad y paros reunidos, con los patrones explicados.
Usa: Documentos · Drive
Reúna, revise y pida los documentos de los clientes: para cada cliente, cada mes.
Carta de encargo, documentos de identificación (KYC) y accesos configurados para cada cliente nuevo.
Usa: Documentos · Correo
Estados de cuenta mensuales, recibos e informes de nómina solicitados, revisados y pedidos.
Usa: Documentos · Correo · Drive
Por cliente: conciliaciones, notas de variaciones y el paquete de cierre redactado para revisión.
Usa: QuickBooks/Xero · Documentos
Las facturas que reciben sus clientes se revisan, se cotejan y quedan en espera de su aprobación.
Usa: Documentos · QuickBooks/Xero
Movimientos sin conciliar agrupados, explicados cuando es posible y consultados con el cliente.
Usa: QuickBooks/Xero · Correo
La lista de verificación por cliente, los recordatorios y cada documento revisado al llegar.
Usa: Documentos · Correo
Un asistente de tienda para propietarios, ofrecido a través de nuestros socios de distribución y punto de venta.
Tome una foto de la factura del proveedor; se señalan entregas incompletas y errores de precio respecto de su pedido.
Usa: Documentos · Correo
Qué reabastecer y cuánto, según lo que se vende cada día.
Usa: Punto de venta · Compras
Precios de distribuidores lado a lado, con el proveedor más barato por artículo.
Usa: Documentos
Cambios de precios y menú redactados para las apps de entrega y publicados cuando usted los aprueba.
Usa: Apps de entrega
Se vigilan las fechas de renovación y se envían recordatorios con bastante anticipación.
Usa: Correo
Qué se vende y cuándo, y dónde se pierde inventario, explicado en palabras sencillas.
Usa: Punto de venta
Siguen agencias de seguros, consultorios de salud, bienes raíces y hotelería. O comparta su sitio web o un documento de su negocio y le recomendaremos los procesos que se ajustan a su forma de trabajar.